Styregruppens evaluering af AIF Cup 2026

I går aftes mødtes AIF Cup styregruppen til evaluering af stævnet.

De overordnede tilbagemeldinger efter stævnet har været en positiv respons på, at stævnet nu er i gang igen, men at meget kan forbedres næste år. 

Styregruppen vil først og fremmest gerne takke for alt den feedback, som man har fået på bagkant af stævnet. Det er glædeligt, når alle ønsker at dele deres oplevelser, hvor der både har været ris og ros. 

EN LILLE GRUPPE LØFTEDE STORT

Først og fremmst vil styregruppen gerne takke de fantastiske ildsjæle som kom og hjalp med alt fra opsætning og nedtagning til at dømme kampe og stå p-vagt. Især de 12 frivillige dommere, som dømte samtlige 11- og 8-mandskampe og flere af dem i op til 6 timer, sender vi en kæmpe tak til. Det var ikke planen, at så få skulle løfte en så stor opgave. Næste år skal vi blive bedre til, at få engageret flere som dommere. 

Årets afvikling kom desværre på flere måder til at bære præg af, at vi var for få. Styregruppen bestod i en lang del af planlægningen kun af to medlemmer og endte med at blive tre i gruppen. Der var flere ting, som ikke blev leveret med den ønskede kvalitet. Ikke fordi der ikke blev løbet stærkt. Men fordi vi ikke havde fået nok "med ud at løbe".

Kommunikation kan være en svær størrelse. Styregruppen må erkende, at der var brug for bedre, tidligere og mere vedholdende kommunikation, hvis man skulle have fået flere frivillige hænder til afviklingen. Det skal forbedres i forløbet op til næste afvikling. 

TAK TIL AG HÅNDBOLD

Styregruppen vil også gerne takke AG Håndbold, som virkelig har hjulpet os i gang og stillet både deres telte og køleskabe til rådighed for os. Vi er ekstremt taknemmelige for den gavmildhed, der er blevet udvist fra deres side.

De afholder hvert år også et stort stævne på stationrondellerne, som i år ligger i kommende weekend, hvorfor der helt naturligt kan samarbejdes og sparres klubberne imellem. De har også givet en masse input til, hvordan deres stævne afvikles, som vi med fordel kan tage ind i planlægningen af AIF Cup 2027.

UDLICITERING AF OPGAVER

Da man altså ikke var særlig mange til at planlægge og alle var grønne i opgaven, forsøgte vi også at begrænse os ved at afholde det som et en-dags-stævne, få eksterne "foodtrucks" til at stå for maden samt lade en ekstern konsulent stå for alt det administrative omkring stævnetilmelding, program, osv. Alt dette begrænsede selvfølgelig omsætningen, men gjorde det muligt at få det afviklet. 

Vi har fået en masse feedback på denne udliciterings-model, som er skrevet ned, så det kan tages med, når AIF Cup 2027-styregruppen startes op på den anden side af sommerferien. 

VEJR & VENTETID: PLADS TIL FORBEDRING

En stor del af oplevelsen af et stævne er vejret. Det havde vi desværre ikke med os. Men vejret er jo en af de ting, som man ikke kan styre. Vi har dog noteret nogle konkrete forbedringspunkter, som er under vores kontrol. Nedenstående er ikke en udtømmende liste, men vigtige nedslagspunkter: 

Aktivitetsområdet var for skrabet. På grund af problemer med at få strøm ud til alle boder, måtte vi slukke den oppustelige dartskive og satte ikke hoppeborg op. Det med strømmen skal løses til næste år. Der er allerede gjort tanker om, hvordan det tekniske problem kan løses. De ansvarlige for aktivitetsområdet endte også ude på banerne som dommere. At badesøen så også var under renovering, og derfor ikke var åben for deltagerne, gjorde at der virkelig manglede noget mere aktivitet ud over kampene.

Så var ventetiden ved 5-mandskampene alt for lang, hvilket vi erkender skal ændres til næste år. Mens ventetid ved 8- og 11-mands giver mening med alder og banestørrelse en mente, er det ikke en god oplevelse for de yngre årgange i 5-mands. Vejret hjalp selvfølgelig heller ikke her. 

Derudover kan vi forstå, at nogle gik sultne fra stævnet, da alt maden blev udsolgt. Det må vi kunne forbedre. Og så blev det af flere nævnt, at toiletforholdene ikke var optimale. Det skal ligeledes bare spille næste år.

EN STOLT STYREGRUPPE

Nu har det handlet om evaluering og forbedringspunkter, hvilket er vigtigt og nødvendigt. Men vi tillader os også i styregruppen at være stolte af, at kunne afvikle et så stort stævne med over 100 deltagende hold, på trods af, at vi ikke var flere hænder. Når man i over et halvt år har brugt timer på at planlægge og så står fra torsdag til søndag og knokler fra morgen til aften med et projekt så stort som AIF Cup, er det fantastisk at se alt det, der faktisk lykkedes under afviklingen. Og så bliver man da også glad for at høre de mange gode oplevelser, der var under stævnet. 

CUP'EN 2027...

Fejl er lig med læring. Den grønne styregruppe er nu en afvikling klogere. Evalueringen her kommer til at udmønte sig i en nedskrevet drejebog, således erfaringer/opgaver/osv kommer ned på skrift. Det skal gerne gøre fremtidige afviklinger bliver mere overkommelige.

Vi kan også mærke en fed stemning ude blandt de mange engagerede mennesker her i klubben... nemlig, at alt det, som ikke spillede i år, kun giver blod på tanden for at hjælpe med at gøre det bedre næste år. Vi håber hvert fald, at blive flere i styregruppen til 2027-planlægningen.

👉 Er man interesseret i at bidrage til næste års afvikling, enten i styregruppen eller med en konkret opgave, så tøv ikke med at kontakte formand Morten Kurt Lausen (formand@aif-fodbold.dk).